"ساختار نامه اداری دستوری"
1. به نام خدا
نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.
2. اسم و سمت گیرنده نامه را می نویسیم
ابتدا مخاطب نامه یا گیرنده نامه را مشخص کنید که می تواند:
• شخص
• سازمان
• موسسه
• مقام سازمانی
• و …
باشد و سپس در خط بعدی آن سمت سازمانی گیرنده نامه یا مخاطب نامه را می نویسیم. مثلا داریم:
جناب آقای ….
مدیریت محترم دانشگاه ….
با سلام و احترام
احتراما به استحضار می رساند ….
3.نوشتن متن نامه
نوشتن متن نامه از مهمترین و اصلی ترین بخش نامه می باشد که در صورت درست نوشتن پاسخ مثبت را دریافت خواهید کرد که باید نکات زیر را در آن رعایت کنید:
• متن نامه توضیحی در مورد نامه می باشد.
• متن نامه هدف و یا انگیزه نوشتن نامه است.
• متن نامه توضیحی در مورد نامه است.
• تقاضا و یا خواسته خود را محترمانه از مخاطب نامه بیان می کنیم.
• در متن نامه دستور نمی دهیم بلکه خواهشی بیان می کنیم.
• بدون ابهام و کاملا رسا بیان می کنیم.
4.سپاس و کلمات احترام
در آخر هم از مخاطب نامه سپاسگذاری می کنیم مثلا:
قبلا از همکاری های شما سپاسگذارم.
با تشکر
5.نوشتن نام و نام خانوادگی و امضاء
در نهایت هم نویسنده نامه نام و نام خانوادگی را در سمت چپ نامه می نویسیم و امضاء می کند و همچنین تاریخ را هم در کنار امضاء درج می کند.
نام و نام خانوادگی
امضاء و تاریخ
