متن نامه اداری از سه قسمت تشکیل می شود :
در بیشتر نوشته های اداری در آغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای ” ادب و احترام ” و در پایان بعد از نتیجه ” تشکر و سپاسگزاری ” اضافه می شود.
نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد ، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و در نامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله و… هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند ، یکی با شعر یا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل و حکایت و لطیفه. در نامه های اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر و مثل برای جلب و جذب خواننده استفاده کرد.
به همین سادگی و به همان سادگی گفتار، ساختمان اصلی نوشته شما آماده است ، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع می شود، مختصر بنویسید و جملات را بی جهت طولانی نکنید.
نکته:زمانی که یک مدیر از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می نماید مکاتبات اداری برایش بسیار ساده تر و روان تر خواهد ، به دلیل اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری شامل نرم افزار مدیریت مکاتبات اداری و نرم افزار دیگریکه کار بایگانی نامه های اداری را انجام می دهد.
نوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند ، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است. صراحت دراعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش ، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.
نمونه نامه ارسال شده به خارج از سازمان
نمونه نامه اداری فوق از نوع نامه های اداری ارسال شده از سازمان می باشد که از طرف انجمن حمایت از حیوانات به آقای دکتر قالیباف شهردار محترم تهران ارسال شده است.همانطور که مشاهده می نمایید مقدمه ، پیکره اصلی و نتیجه در این نامه بصورت درخواست رسمی نگارش شده است.
نمونه نامه اداری داخلی یا بین واحد سازمان
نمونه نامه اداری فوق از نوع نامه های بین واحد سازمان می باشد که از استانداری فم به مدیران دستگاههای اجرایی سازمان ارسال شده است ، در این نامه به خوبی موضوع نامه رویت شده و متن و پیکره اصلی نامه مشاهده می شود ، در پایان هم رونوشت نامه قابل مشاهده است، این نامه در فرمت استاندارد تهیه شده است که آدرس و تلفن سازمان و همچنین سربرگ نامه در آن قابل مشاهده می باشد.
نمونه نامه اداری خارجی از سازمان
نمونه نامه اداری فوق از نوع نامه های اداری وارده شده به سازمان می باشد که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به رئیس محترم هیات مدیره کانون سر دفتران و دفتریاران ارسال شده است.در این نامه مقدمه و پیکره اصلی نامه که بصورت رسمی و واضح نگارش شده است دیده می شود.
برگرفته شده از : ariansystem.net
