نامه های اداری اصطلاحاتی دارند که برای انتقال سریع و آسان مطالب ، باید معنا و کاربرد آنها را فرا گرفت . مهمترین آنها عبارتند از :
– اقدام مقتضی : مجموعه فرمان هایی است در مورد کارهای خاص ، لازم ، قانونی و ضروری که در حیطه اختیارات مسئول ذیربط قرار دارد .
– اندیکاتور ( نامه نا ) : به دفتری گفته می شود که برای ثبت تمام نامه های وارده و صادره به کار گرفته و بطور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود .
– اندیکس ( نمایه ) : در اصطلاح اداری دفتر راهنمایی است که نامه های ثبت شده در دفتر اندیکاتور را بر اساس شماره های مخصوص در آن شماره گذاری می کنند و جستجوی نامه در دفتر اندیکاتور با راهنمایی اندیکس به سادگی صورت می گیرد .
– ایفاد : در نامه های اداری معنای ” ارسال کردن ” می دهد .
– پی نوشت : به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می آید گفته می شود . پی نوشت بطور معمول برای نوشتن دستور اجرا به کار می رود که در حقیقت ” هامش ” نامه است .
– هامش : واژه عربی و به معنای حاشیه و مرز است و در اصطلاح اداری به مطالبی گفته می شود که در حاشیه نامه نوشته می شود .
– پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می شود پیوست نام دارد . بطور معمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه ، کلمه پیوست چاپ می گردد . اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید روبه روی آن کلمه ی ” دارد ” را اضافه کنیم و یا تعداد برگه های پیوست را بنویسیم .
– رونوشت : عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از نامه اصلی . اگر نامه ای اداری دارای سه رونوشت برای سه جای مختلف باشد ، آن نامه در پنج نسخه تایپ می شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت نیز برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می شود . یک نسخه هم نامه اصلی است .
– برابر مقررات : اگر دستور دهنده بخواهد مجری دستور ، مقررات مرتبط با موضوعی را اجرا کند ، در پی نوشت نامه از این اصطلاح استفاده می کند .
– پیرو : وقتی نامه ای به جایی و یا برای مسئولی فرستاده می شود اما پاسخی دریافت نمی گردد و یا پس از ارسال نامه مشخص می شود که نیاز به توضیحات بیشتری بوده است در آغاز نامه یا نامه های بعدی از اصطلاح ” پیرو ” استفاده می کنند . مانند : ” پیرو نامه ی شماره ….. ”
– عطف : اگر نویسنده ی نامه بخواهد توجه مخاطب را به نامه یا موضوعی که پیش از آن بیان شده جلب نماید ، این اصطلاح را به کار می برد .
برای حفظ هماهنگی ظاهر نامه ها و آسانی بایگانی آنها در پوشه ، بدون آن که کلمات حاشیه در زیر فنر پوشه پنهان بماند ، می بایست فاصله ی حاشیه های نامه را در اولین صفحه قطع بزرگ به شکل زیر رعایت نمود :
– 4 سانتی متر از بالای صفحه تا عنوان
– 2 سانتی متر از عنوان تا اولین سطر
– 5/3 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر اول
– 5/2 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم
– 5/1 سانتی متر از سمت چپ حاشیه
– 5/2 سانتی متر حاشیه ی پایین صفحه تا آخرین سطر نامه
مطلب مرتبط:
عبارات استاندارد در مکاتبات اداری
